Rytmus mítinků

Absolvoval jsem už hodně mítinků, kdo vlastně ne. Mám téma? Napíšu jej všem do mailu nebo lépe pošlu asistentce aby připravila agendu. A nejlepší jsou pak závěry z těchto setkání „…na to si ještě musíme sednout…“. Takže vlastně další emaily, hledání termínů na další mítinky a hašení požárů. Znáte to?

A do toho si představte, že první doporučení, které ode mne klient slyší, pokud chce zefektivnit realizaci priorit a úkolů ve firmě je, že má začít dělat denní desetiminutovky. Proboha… Jenže pokud se provádějí správně, velice rychle zjistíte, co všechno se změní. Teprve poté objevíte hodnotu denních desetiminutovek.

Jak na to, aby to mělo smysl?
Pokud se můžete sejít všichni osobně, zrychlete to tím, že budete stát, ať je to trochu fyzicky nepohodlné. Uvidíte tu rychlost. Pokud nemůžete osobně, založte si telekonferenční místnost, ale raději ve starém stylu pouze s telefonem, nikoli videokonference. Navíc nebudete řešit problémy s internetovou konektivitou. Ať vše odsýpá a všichni jsou pod lehkým časovým tlakem. Ne více než 7‒12 minut, je to dost času pro každého a navíc všichni dokážou udržet dostatečnou pozornost. Nic neřešte – k tomu denní desetiminutovky nejsou určené. Jde o synchronizaci týmu. Pokud potřebujete cokoli rozebrat, patří to mimo tato setkání. Začínejte vždy ve stejný čas, všichni a nejlépe v nějakou zvláštní dobu, třeba v 9:37, protože takový čas účastníkům hůře unikne. Držte se jednoduché a stále stejné agendy: Včerejší vítězství a úspěchy – naučme se oslavovat úspěchy. Navíc je to skvělý začátek pro další část setkání. Moje dnešní priorita, můj hlavní úkol dne a jak jsem zvládl svoji včerejší prioritu. Co, případně kdo mne brzdí nebo od koho potřebuji pomoct.

Asi jste si všimli, že „status aktuálních problémů“ není součástí těchto setkání. Navíc se vyvarujte prezentace denních priorit obecně, např. „Chci dořešit report.“, nebo naopak nic neříkajících detailů, např. „Mám schůzky v deset, dvanáct a pak ve tři“. Zaměřte se raději na své čtvrtletní priority a úkoly, které v daném dni souvisí s jejich realizací a posunem vpřed. Měly by být co nejvíce specifické, např. „Vyhodnocení dotazníků spokojenosti zaměstnanců eNPS pro náš kvartální meeting“. Tímto zaměřením na priority a posun práce vytváříte přirozený tlak, který vyvolává týmovou odpovědnost a přirozenou potřebu neustoupit a zaměřit se na splnění těchto denních priorit. Pokud se vám navíc nedaří denní prioritu splnit, můžete do řešení zapojit celý tým.

S tímto přístupem pak realizace denních meetingů nebude otrava, ale efektivně strávený čas na jedné krátké schůzce, díky které ušetříte několik e-mailů, vyrušení a souvisejících schůzek. A navíc čím déle realizujete denní meetingy, tím více narůstá všeobecný přehled všech účastníků o celkovém dění ve firmě. Prostě budete synchronizovaní.